E-mail dipendenti, nuove regole del Garante: conservate oltre 7 giorni solo con accordo

REGOLE A TUTELA DEI DIPENDENTI

• Le nuove regole vogliono prevenire il trattamento dei dati in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme che tutelano la libertà e la dignità dei lavoratori

GLI ACCERTAMENTI DEL GARANTE

• Il documento parte da una serie di accertamenti con cui l’Autorità ha rilevato che alcuni programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in modalità cloud, sono configurati in modo da raccogliere e conservare - per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato - i metadati relativi all'utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti 

LA RACCOLTA SISTEMATICA DEI DATI

• È emerso che in certi casi i sistemi utilizzati non consentono nemmeno ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta dei dati o di ridurre il periodo di conservazione. A loro si chiede quindi di verificare che i programmi di gestione della posta elettronica utilizzati dipendenti (specialmente in caso di prodotti di mercato forniti in cloud o as-a-service) lo permettano

LE ECCEZIONI

• Il massimo di 7 giorni può essere esteso solamente per altre 48 ore e solo “in presenza di comprovate esigenze”

COME ALLUNGARE IL LIMITE?

• Come fare quindi per allungare il limite? Il Garante precisa che bisogna “espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori”. E quindi serve un accordo sindacale oppure l’autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro

CONTROLLO INDIRETTO DEL LAVORATORE

• In assenza di accordo o di autorizzazione, l'estensione del periodo di conservazione oltre l'arco temporale fissato dal Garante può configurarsi come controllo indiretto a distanza dell'attività del lavoratore

LE SANZIONI

• Si rischia quindi di venire sanzionati, sia sotto il profilo penale che sotto quello amministrativo, se non si seguono le nuove regole

E ADESSO?

• Adesso bisogna vedere se e come si riuscirà effettivamente ad applicare quanto stabilito dal documento, perché - anche se l'intento è quello di disincentivare il controllo dei dipendenti da parte dei datori - si rischia la perdita di informazioni rilevanti per la gestione aziendale