Pos collegati ai registratori di cassa, online la guida dell’Agenzia delle Entrate
EconomiaIntroduzione
L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato un vademecum dedicato agli operatori economici che spiega come gestire correttamente l’obbligo di collegare gli strumenti con cui memorizzano i corrispettivi ai dispositivi con cui accettano i pagamenti elettronici. La guida, comprensiva di manuali tecnici, risposte alle domande più ricorrenti e indicazioni pratiche per chi gestisce più sedi o punti vendita, illustra il funzionamento con esempi pratici e suggerendo soluzioni organizzative utili a rendere più agevole l’intero iter amministrativo. Ecco cosa sapere
Quello che devi sapere
Obbligo di integrazione tra strumenti di incasso e registrazione
Non sono richiesti interventi tecnici per l’associazione tra i sistemi come i registratori telematici, o la procedura web “Documento Commerciale online”, e quelli impiegati per ricevere pagamenti elettronici, inclusi Pos tradizionali e virtuali. In questo caso, infatti, l’obbligo consiste in una comunicazione telematica da trasmettere tramite un’apposita funzione disponibile sul portale istituzionale dell’Agenzia delle Entrate.
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Come funziona il sistema di collegamento
Per accettare pagamenti tracciabili, l’esercente stipula accordi con uno o più soggetti finanziari (acquirer) che elaborano le transazioni. Tali convenzioni permettono di utilizzare:
- Pos fisici, inclusi terminali classici o soluzioni SoftPOS su smartphone e tablet;
- pos virtuali, destinati ai pagamenti effettuati online.
Quando viene emesso il documento commerciale, l’operatore deve indicare il mezzo di pagamento scelto dal cliente, come contanti, carta o buoni. Questa registrazione continua ad avvenire con le funzioni già in uso: non sono richiesti aggiornamenti software né connessioni materiali tra registratore e Pos. Il collegamento previsto dalla norma è infatti esclusivamente “logico” e si realizza con una sola comunicazione iniziale, da aggiornare solo in caso di variazioni, tramite l’area “Fatture e Corrispettivi”.
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In caso di bonifico bancario
Diverso il caso del bonifico bancario, che non è considerato tra i sistemi di pagamento elettronico soggetti a collegamento: quando il cliente salda con questa modalità, il documento commerciale deve comunque riportare che si tratta di un pagamento effettuato con mezzo tracciabile, specificandone l’ammontare.
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Modalità operative secondo lo strumento utilizzato
Chi utilizza un registratore telematico (o adotterà in futuro soluzioni software analoghe) deve associare la matricola dell’apparecchio all’identificativo del Pos attraverso la funzione “Gestione collegamenti”. Nel caso di server RT che gestiscono più casse, l’abbinamento va effettuato tra i Pos dei singoli punti cassa e la matricola del server. Gli operatori che, invece, emettono i documenti commerciali tramite la procedura web devono effettuare l’associazione direttamente all’interno dell’applicazione online. Come specifica la guida FAQ, è possibile creare collegamenti multipli con un solo Pos, che può essere collegato a più registratori telematici, oppure più Pos possono fare riferimento a un unico RT.
Attività escluse e situazioni particolari
L’obbligo non riguarda:
- i corrispettivi certificati tramite distributori automatici;
- le vendite di carburante;
- la ricarica dei veicoli elettrici;
- le operazioni già esonerate dalla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, anche se pagate con strumenti elettronici.
Casi particolari
Tuttavia, se un medesimo Pos viene utilizzato sia per operazioni soggette a certificazione sia per quelle esonerate, l’associazione resta necessaria. Un terminale destinato esclusivamente ad attività escluse può essere dichiarato come tale e non collegato, a condizione che non venga mai impiegato, neppure occasionalmente, per operazioni certificate. Se l’esercente decide volontariamente di emettere il documento commerciale anche per operazioni non obbligatorie, i Pos utilizzati devono comunque essere registrati. L’adempimento non è richiesto quando tutti i corrispettivi sono documentati unicamente mediante fattura.
Scadenze e aggiornamenti
La prima comunicazione dovrà essere trasmessa dai primi giorni di marzo 2026 e riguarderà i Pos attivi nel mese di gennaio dello stesso anno. In seguito, sarà necessario intervenire solo in presenza di nuove attivazioni, modifiche o cessazioni. Per i dispositivi attivati dopo gennaio 2026, la registrazione dovrà essere effettuata tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione; la medesima finestra temporale vale anche per eventuali variazioni dei dati già comunicati. Ad esempio, le modifiche riferite ad aprile 2026 andranno trasmesse tra il 6 e il 30 giugno 2026.
Attivazione della procedura
La disponibilità delle funzionalità per inserire i dati sarà resa nota con uno specifico avviso pubblicato sul sito istituzionale. Dal momento in cui la procedura sarà operativa, gli esercenti, direttamente o tramite intermediari delegati, avranno 45 giorni per comunicare il collegamento tra registratori telematici (o la procedura web) e i Pos utilizzati nel gennaio 2026.
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