Introduzione
Con le modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 e i successivi chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate, cambiano in modo significativo le regole che disciplinano le indennità di trasferta e i rimborsi spese. L’intervento normativo mira a rendere più chiaro il trattamento fiscale, rafforzare la tracciabilità dei pagamenti e uniformare le regole applicabili a lavoro dipendente, autonomo e d’impresa. Ecco cosa sapere
Quello che devi sapere
Le modalità di rimborso e gli effetti fiscali
Le aziende sono chiamate ad adeguare le proprie procedure interne, mentre lavoratori e collaboratori devono prestare maggiore attenzione alla documentazione e alle modalità di pagamento adottate. A questo proposito restano confermate le tre forme di rimborso utilizzabili in caso di trasferta. Il rimborso forfettario consiste in una somma giornaliera predeterminata, riconosciuta indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute. Il rimborso analitico copre invece i costi reali, come vitto, alloggio e trasporti, che devono essere adeguatamente giustificati. È poi possibile adottare una soluzione mista, che abbina una quota fissa al rimborso di alcune spese documentate. La scelta della formula incide direttamente sulla tassazione, poiché non tutte le somme erogate beneficiano automaticamente dell’esclusione dal reddito imponibile.
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Esenzione dell'auto privata estesa al territorio comunale
Una delle principali novità riguarda l’utilizzo dell’automobile privata per esigenze di lavoro. I rimborsi chilometrici calcolati sulla base delle tabelle ACI non concorrono alla formazione del reddito, non solo per le trasferte fuori sede, ma anche per gli spostamenti effettuati all’interno del comune in cui è ubicata la sede di lavoro. L’esclusione dal reddito è subordinata alla condizione che le spese siano comprovate e adeguatamente documentate. Rientrano tra i rimborsi non imponibili anche i costi di pedaggio e parcheggio sostenuti durante la trasferta, purché supportati da giustificativi coerenti.
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Documentazione semplificata per i viaggi nel comune
In un’ottica di semplificazione, per le trasferte e missioni svolte all’interno del territorio comunale è stato eliminato il riferimento obbligatorio ai documenti rilasciati dal vettore. I rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non concorrono quindi al reddito anche quando la prova della spesa è fornita con modalità diverse, purché idonee a dimostrarne l’effettivo sostenimento. La nuova disciplina si applica anche ai rimborsi erogati nel 2025 per spese sostenute nel periodo d’imposta precedente.
Quando sono obbligatori i pagamenti tracciabili
Il fulcro della riforma resta l’obbligo di tracciabilità per determinate categorie di spese. Già a partire dal 1° gennaio 2025, i rimborsi relativi a vitto, alloggio e trasporti effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC, non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se le spese sono state sostenute utilizzando strumenti di pagamento tracciabili. La regola vale sia per le trasferte all’interno del comune sia per quelle effettuate fuori dal territorio comunale.
Piattaforme digitali e servizi di mobilità
L’obbligo di tracciabilità si estende anche ai casi in cui il servizio di trasporto sia erogato tramite piattaforme di mobilità digitale. In queste situazioni, il pagamento deve comunque avvenire con strumenti che consentano di identificare in modo chiaro il soggetto che paga e quello che incassa. In mancanza di tracciabilità, il rimborso perde l’esenzione e diventa fiscalmente imponibile.
Le spese escluse dall’obbligo di tracciabilità
Non tutte le spese di viaggio sono soggette alle nuove regole. Restano escluse dall’obbligo di pagamento tracciabile le spese sostenute per viaggi e trasporti effettuati con mezzi diversi da taxi e NCC, come autobus, treni, aerei e navi. Continuano inoltre a non essere assoggettati alla condizione di tracciabilità i rimborsi riconosciuti sotto forma di indennità chilometrica.
Prova del pagamento e conservazione dei documenti
Agenzia delle Entrate considera un pagamento tracciabile quando consente di ricostruire con certezza l’operazione effettuata. Carte di credito e debito, bonifici e strumenti digitali soddisfano questo requisito, purché supportati da documentazione idonea, come ricevute elettroniche o comunicazioni di conferma. Se la fattura indica già il pagamento con modalità elettronica, non è necessario allegare lo scontrino del Pos. In caso di smarrimento, l’estratto conto può sostituire il documento originario, oscurando le voci non pertinenti per tutelare la privacy.
Impatto operativo per aziende e lavoratori
Le nuove regole producono effetti concreti sulla gestione amministrativa e fiscale delle trasferte. L’esenzione dei rimborsi dipende dalla capacità di dimostrare la correttezza delle spese e la tracciabilità dei flussi finanziari. Per le imprese ciò significa procedure più rigorose, ma anche un quadro normativo più chiaro e uniforme; per i lavoratori, maggiore attenzione nella gestione delle spese, a fronte di una disciplina che riduce le aree di incertezza fiscale.
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