Rimborsi per spese e trasferte dei dipendenti fuori da tassazione, le novità del Fisco
EconomiaIntroduzione
I rimborsi riconosciuti dai datori di lavoro ai dipendenti per l’utilizzo dell’automobile privata per trasferte e missioni, anche all’interno del proprio Comune di riferimento, non fanno parte del reddito imponibile, a patto che la spesa sia “comprovata e documentata”.
Lo ha chiarito l’Agenzia delle Entrate, con la circolare numero 15 del 22 dicembre 2025, riprendendo le novità introdotte dal decreto legislativo n. 192/2024 (decreto delegato Irpef), dalla legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) e dal decreto legge n. 84/2025 (decreto fiscale). Il documento di prassi definisce in modo puntuale le condizioni da rispettare e anche i casi in cui è richiesto l'utilizzo di strumenti di pagamento tracciabile, oltre alle regole per vitto, alloggio, taxi e trasporto in generale. Ecco cosa tenere a mente.
Quello che devi sapere
Rimborsi per trasferte non tassati anche nel proprio Comune
In linea generale viene dunque stabilita la non concorrenza al reddito del rimborso chilometrico corrisposto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato per le trasferte, calcolato secondo le tabelle Aci. Da sottolineare, come detto, che la regola si applica anche ai casi di trasferte dentro il Comune in cui si è soliti lavorare: la disciplina previgente li sottoponeva a tassazione ordinaria.
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Le spese di pedaggio e le spese di parcheggio
Non vanno a formare reddito imponibile nemmeno le spese di pedaggio, sempre se debitamente documentate, che i lavoratori hanno dovuto sostenere durante le trasferte (anche in questo sia nel Comune della sede di lavoro che in altri Comuni), siccome si tratta a tutti gli effetti di spese di viaggio. Nella stessa ottica, vengono esclusi da tassazione anche i rimborsi per le spese di parcheggio.
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Le nuove regole si applicano anche alle spese precedenti al 2025
Le nuove regole sono in vigore a partire dal 2025. Il Fisco precisa però che la nuova disciplina si applica anche ai rimborsi relativi a spese sostenute nei periodi d’imposta precedenti, per trasferte o missioni effettuate nel territorio comunale, se poi erogati effettivamente nel 2025.
La tracciabilità delle spese per taxi, Ncc, vitto e alloggio
Un capitolo specifico è dedicato alla tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi e Ncc. L’Agenzia ha stabilito che, dal 1° gennaio 2025 in poi, i rimborsi di tali spese non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabile. L’obbligo di tracciabilità riguarda anche i casi in cui il trasportatore si avvalga di piattaforme di mobilità (come ad esempio Uber). Dentro le spese che vanno tracciate ci sono anche quelle per l’imposta di soggiorno, in quanto strettamente connessa all’alloggio.
Le “spese ulteriori”
Sono invece esonerate dalla tracciabilità le cosiddette spese ulteriori, cioè quelle diverse da quanto previsto dalla legge, fino all’importo massimo di euro 15,49 (euro 25,82 per trasferte all’estero).
Bus, treni, aerei e navi
Stesso discorso per le spese dei viaggi su mezzi diversi da taxi e Ncc: bus, treni, aerei, navi e così via. Queste restano fuori dalla condizione di tracciabilità, come anche “i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica”.
Lavoratori dipendenti e lavoratori autonomi
In linea di principio, le regole si applicano ai lavoratori dipendenti. L’Agenzia precisa però a questi si aggiungono anche quelli “assimilati”.
Le regole per i lavoratori autonomi
Scendendo nel dettaglio, per quanto riguarda il lavoro autonomo, i punti principali delle modifiche – come riassunto dal portale Fisco Oggi - sono:
- i rimborsi di spese, sostenute dal 1° gennaio 2025, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e Ncc, sostenute nel territorio italiano dal lavoratore autonomo e non pagate mediante mezzi di pagamento tracciabile, concorrono a formare il reddito (articolo 54, comma 2-bis, del Tuir).
- le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e Ncc, sostenute dal 1° gennaio 2025 nel territorio italiano dal lavoratore autonomo e addebitate analiticamente al committente, ma da questi non rimborsate, sono deducibili qualora i pagamenti siano stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabile (articolo 54-ter del Tuir).
- le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, sostenute dal 18 giugno 2025 nel territorio italiano, comprese quelle sostenute dal lavoratore autonomo come committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi e i rimborsi analitici per trasferte o missioni dei dipendenti ovvero i rimborsi corrisposti ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi, sono deducibili qualora i pagamenti siano stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabile (articolo 54-septies, comma 6-bis, del Tuir).
- le spese di rappresentanza, sostenute a decorrere dal 18 giugno 2025, sono deducibili nei limiti dell’1 per cento dei compensi percepiti nel periodo d’imposta, a condizione che i pagamenti siano stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabile (articolo 54-septies, comma 2, del Tuir).
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