Spese di trasferta e rimborsi, cambiano le regole per la deducibilità: le novità
EconomiaIntroduzione
Sono arrivate importanti novità per le spese di trasferta nel 2025: la legge di Bilancio per quest’anno, infatti, ha imposto l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per poter accedere alla deducibilità da parte dell’azienda e all’esenzione fiscale del rimborso per il lavoratore. E lo stesso si applica anche alle spese di rappresentanza, che non possono più essere portate in deduzione se non sono state pagate con modalità tracciabili.
Come spiegato dal Corriere della Sera, le novità sono state apportate al testo dell’art. 51, comma 5, del Testo unico delle imposte sui redditi: adesso si legge che “i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
Quello che devi sapere
Che cosa cambia
Dunque a partire da quest’anno fiscale i lavoratori dipendenti che effettueranno trasferte o missioni, siano esse all’interno o all’esterno del comune in cui si trova il loro luogo di lavoro, potranno escludere dal reddito imponibile le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto rimborsate dal datore di lavoro solamente nel caso in cui i pagamenti siano effettuati tramite strumenti tracciabili. Tra questi rientrano le carte di credito, i bancomat, le carte prepagate, le applicazioni di pagamento, gli assegni bancari o quelli circolari.
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Quali sono le eccezioni
È in ogni caso importante sottolineare come ci siano delle eccezioni: per esempio l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti non riguarda le spese di trasporto con mezzi pubblici: se si viaggia infatti con treni, aerei, metropolitane, tram o autobus, per avere accesso alla deducibilità ed esenzione fiscale del rimborso è sufficiente il biglietto intestato al dipendente in trasferta.
Quali documenti servono
Per tutte le spese per le quali è necessario effettuare pagamenti tracciabili, è necessario conversare la documentazione che attesti il rispetto di questi paletti. Dunque se un lavoratore dipendente di trova a chiede all’azienda il rimborso delle spese di trasferta, dovrà conservare e presentare non solamente lo scontrino fiscale, ma anche la ricevuta del Pos - in caso di pagamento con carta - che dimostra che quel pagamento non è stato effettuato in contanti. Senza poter attestare l’avvenuto pagamento in modalità tracciabile, le spere saranno soggette a tassazione e contribuzione come qualsiasi altra forma di compenso erogata ai dipendenti.
Quali sono i pagamenti tracciabili
Insomma, se ci si ritrova a sostenere delle spese in trasferta è importante ricordarsi di non utilizzare il contante ma qualsiasi forma di pagamento tracciabile. Tra queste rientrano le carte di credito e di debito, così come le carte prepagate. Via libera anche i bonifici bancari o postali, agli assegni bancari e ai pagamenti tramite app e wallet digitali collegati a conti correnti oppure a carte.
Le novità per i lavoratori autonomi
Le novità introdotte dall’ultima legge di Bilancio comunque non riguardano solamente i lavoratori dipendenti, ma anche quelli autonomi. Dall’inizio di quest’anno infatti le spese per le prestazioni alberghiere, per le consumazioni di alimenti e bevande, per i viaggi e i trasporti non di linea saranno deducibili solamente se pagate utilizzando strumenti tracciabili. Inoltre la nuova normativa unifica il trattamento fiscale per dipendenti e autonomi: se infatti i pagamenti non vengono effettuati così come previsto dalla legge, gli importi erogati verranno considerati come reddito da lavoro autonomo.
Le spese di rappresentanza
E ancora, la legge di Bilancio è intervenuta anche sulla disciplina delle spese di rappresentanza. A partire dall’anno fiscale 2025 dunque queste spese saranno deducibili dal reddito d’impresa solamente qualora siano effettuate utilizzando strumenti di pagamento tracciabili. Non cambia invece il requisito fondamentale per la deducibilità, cioè che le spese sostenute debbano essere coerenti con l’attività d’impresa.
Cosa cambia con il rimborso forfettario
Infine, capitolo rimborso forfettario: se l’azienda decide di optare per questa forma, le somme erogate ai dipendenti rimangono deducibili nei limiti dei 46,48 euro al giorno se si tratta di una trasferta in Italia. Il limita sale fino a 77,47 euro al giorno se le trasferte vengono effettuate all’estero.
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