Commercianti, resta poco tempo per collegare Pos e cassa: scadenze, sanzioni e cosa sapere

Il collegamento tra registratori telematici (Rt) e strumenti di pagamento elettronico, come spiega l’Agenzia delle Entrate, è diventato obbligatorio con la Legge di Bilancio 2025 e riguarda le operazioni effettuate dal 1° gennaio 2026. Non si tratta di un collegamento fisico, ma di un abbinamento “virtuale” tramite un servizio online. L’obiettivo è che i flussi di dati di pagamenti e gli scontrini elettronici viaggino insieme e che le informazioni che arrivano all’Agenzia delle Entrate permettano una panoramica sempre più chiara.

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Il servizio che permette di collegare Pos e registratore di cassa di negozi, bar, ristoranti, ecc… è attivo sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata, dallo scorso 5 marzo. Per gli operatori e per i loro intermediari sono disponibili anche una guida, che spiega come procedere passo passo, e delle Faq per chiarire i dubbi più frequenti.

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Per abbinare registratori telematici e Pos, spiega l’Agenzia delle Entrate, l’esercente deve accedere al portale “Fatture e corrispettivi” e associare, tramite il servizio “Gestione collegamenti”, la matricola del registratore telematico già censito in Anagrafe tributaria con i dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare. Per rendere più semplice l’operazione, all’esercente viene mostrato l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare e che sono stati comunicati all’Agenzia dagli operatori finanziari. Tutto il processo può essere fatto dall’esercente o tramite intermediario.

“Nel caso in cui la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri non siano effettuate tramite un registratore telematico ma utilizzando la procedura web dell’Agenzia (“Documento Commerciale on line”), il collegamento può essere realizzato tramite lo stesso servizio”, ricorda l’Agenzia delle Entrate.

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Per essere in regola riguardo al collegamento tra cassa e Pos ci sono delle scadenze e la prima si sta avvicinando. Per gli strumenti di pagamento già in uso al 1° gennaio 2026 o utilizzati tra l’1 e il 31 gennaio 2026, spiega l’Agenzia, è previsto un termine di 45 giorni a partire dal 5 marzo: per completare la registrazione, quindi, c’è tempo fino al 20 aprile 2026.

Scadenze diverse, invece, per i nuovi Pos. “Per la prima associazione o per eventuali variazioni - ricorda l’Agenzia - l’abbinamento dovrà essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento di pagamento elettronico e comunque entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Quindi se un nuovo Pos inizia a operare a marzo, andrà collegato al registratore telematico tra il 6 e il 31 maggio”.

Con l’avvicinarsi della prima scadenza del 20 aprile, quindi, entra pienamente in vigore anche il meccanismo sanzionatorio legato al nuovo obbligo previsto dalla Manovra 2025. Per chi commette errori o non si adegua sono previste sanzioni che arrivano fino a un massimo di 4.000 euro, a cui si associa anche il rischio di sospensione delle attività.

Per chi non rispetta le scadenze in calendario, non collegando Pos e registratori, è prevista la stessa sanzione già in vigore per chi non si dota di una cassa: l’importo va da 1.000 a 4.000 euro. Alla multa si associa anche il rischio delle sanzioni accessorie già previste per le irregolarità legate all’Iva: può scattare la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per un periodo da quindici giorni a due mesi, che per le recidive sale da due a sei mesi. Le sanzioni - così come il rischio di stop dell’attività - non riguardano solo chi non effettua il collegamento, ma scattano anche in caso di omessa o tardiva trasmissione dei dati o quando si riportano informazioni incomplete o non veritiere.

Con l’avvicinarsi del 20 aprile, comunque, sta emergendo tra gli esperti del settore un tema più ampio: il costo reale della gestione della cassa. “Se dal punto di vista normativo il quadro è definito, dal punto di vista operativo l’adeguamento richiede spesso interventi concreti sui sistemi già in uso: aggiornamenti software, configurazioni tecniche, verifiche e, in molti casi, il supporto di fornitori o tecnici specializzati. Un passaggio che, per molte piccole attività, si traduce in tempo e costi aggiuntivi difficili da prevedere”, sottolinea CassaDigitale, piattaforma software italiana che consente agli esercenti di gestire la cassa e trasmettere i corrispettivi elettronici all’Agenzia delle Entrate senza l’utilizzo di un registratore telematico hardware.

“Secondo guide di settore, la gestione di un registratore telematico tradizionale può superare i 600 euro l’anno, considerando ammortamento dell’hardware, aggiornamenti fiscali obbligatori e assistenza tecnica, con costi iniziali che possono arrivare a 1.000 euro per l’acquisto del dispositivo. A queste voci si aggiungono il tempo operativo e la gestione di strumenti spesso non integrati tra loro”, aggiunge CassaDigitale. E ancora: “Adeguarsi al collegamento tra Pos e registratore non significa solo completare una configurazione. Cassa, pagamenti e software continuano a funzionare come elementi separati, che devono essere coordinati in modo più rigoroso”.

Per questo, spiega CassaDigitale, “l’obbligo sta accelerando una riflessione già in corso: continuare ad aggiungere livelli a un sistema esistente o ripensarlo in modo più integrato, riducendo strumenti e passaggi necessari per gestire cassa e adempimenti fiscali”. E aggiunge: “Proprio in risposta a questa pressione stanno emergendo modelli alternativi, basati su una gestione integrata dei flussi di cassa, pagamenti e adempimenti fiscali, che riducono la necessità di interventi tecnici e passaggi manuali”.

“Secondo i dati che raccogliamo, fino al 90% degli esercenti che si avvicinano a noi non sa che esistono alternative software al registratore telematico tradizionale. Il punto, oggi, non è solo adeguarsi alla norma, ma farlo con strumenti che non aumentino il carico operativo e i costi”, conclude Lorenzo Vannucci, founder di CassaDigitale.

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