Smart working, da oggi previsti nuovi obblighi per i datori di lavoro: cosa cambia

Si tratta di un passaggio che rafforza in modo netto gli obblighi aziendali in materia di salute e sicurezza, soprattutto in un contesto in cui il lavoro fuori sede è ormai parte stabile dell’organizzazione di molte imprese. L’adempimento non nasce oggi: come ricorda la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, il dovere di informare il personale in smart working era già previsto dall’articolo 22 della legge 81 del 2017. A cambiare davvero il quadro è stata però la recente legge annuale sulle piccole e medie imprese (legge n. 34/2026, approvata l’11 marzo), che con l’articolo 11 ha trasformato quell’obbligo in una prescrizione pienamente sanzionabile. In sostanza, ciò che prima era già richiesto dall’ordinamento viene ora accompagnato da una cornice punitiva chiara: chi non adempie rischia non solo una multa, ma anche un rilievo di natura penale.

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Alla base dell’intervento normativo c’è un principio preciso: anche se la prestazione viene resa fuori dai locali aziendali, il lavoratore continua a essere pienamente tutelato dalle regole del lavoro subordinato. Cambia il luogo in cui si opera, ma non vengono meno né i diritti né i doveri che disciplinano il rapporto di lavoro. Per questo motivo il legislatore ha adattato la disciplina della prevenzione a un mercato occupazionale che si è trasformato profondamente. La novità si inserisce infatti nel solco del decreto legislativo 81 del 9 aprile 2008, aggiornandone l’impianto rispetto alla diffusione del lavoro agile. In questo scenario, l’informativa scritta diventa il perno attraverso cui il datore di lavoro dimostra di aver assolto ai propri obblighi di tutela.

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Con l’ufficio tradizionale meno centrale rispetto al passato, il controllo diretto dell’azienda sull’ambiente di lavoro si riduce inevitabilmente. Proprio per questo assume un ruolo decisivo il documento informativo, che serve a trasferire al lavoratore conoscenze, indicazioni e misure preventive necessarie per svolgere l’attività in condizioni di sicurezza anche fuori dalla sede aziendale. In pratica, laddove non è possibile una vigilanza costante sul luogo di lavoro, l’informazione preventiva e strutturata diventa lo strumento principale per garantire protezione e consapevolezza.

L’informativa dovrà essere consegnata almeno una volta all’anno sia al lavoratore in smart working sia al Rls. Al suo interno dovranno comparire i rischi generali e quelli specifici connessi alla prestazione resa da remoto, con particolare attenzione all’utilizzo prolungato di dispositivi digitali. Tra i profili da considerare rientrano, ad esempio, l’affaticamento della vista, i disturbi posturali, la stanchezza fisica e mentale e le possibili situazioni di stress legate all’organizzazione del lavoro. Non basta però consegnare un documento. Il datore è chiamato anche a svolgere una valutazione preventiva dei rischi, oltre a garantire che gli strumenti tecnologici forniti al dipendente siano efficienti e sicuri.

Quando il lavoratore utilizza dispositivi propri, il datore di lavoro deve verificare e pretendere che tali strumenti rispettino i requisiti previsti dal Titolo III del D.Lgs. 81/2008, dedicato all’uso delle attrezzature di lavoro. A questo si aggiungono ulteriori adempimenti: i dipendenti devono essere formati sui rischi, sia quelli più generali sia quelli specificamente legati alla modalità agile; inoltre, nei casi previsti, devono essere sottoposti a sorveglianza sanitaria e quindi alla visita medica. Resta poi fermo il diritto dei lavoratori di controllare, tramite il proprio rappresentante per la sicurezza, che le misure di prevenzione e protezione siano concretamente applicate.

Per aiutare aziende e professionisti ad adeguarsi al nuovo quadro, la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro ha predisposto un fac-simile di informativa già strutturato. Il documento si apre con una breve introduzione e poi sviluppa in modo ordinato non solo i doveri del datore di lavoro, ma anche quelli del lavoratore. Tra questi ultimi rientra, ad esempio, l’obbligo di adottare comportamenti responsabili, tutelare la propria salute e attenersi alle istruzioni ricevute dall’azienda.

Nel modello trovano spazio diversi aspetti pratici. Vengono richiamati i rischi generali, come l’idoneità dell’ambiente di lavoro domestico o esterno, l’attenzione all’impianto elettrico, la corretta gestione degli spazi e il rispetto di norme comportamentali utili a prevenire incidenti. Sono inoltre richiamati i comportamenti corretti nell’utilizzo di arredi, scale portatili e altri elementi che possono incidere sulla sicurezza quotidiana, con un focus particolare sulla prevenzione di cadute e infortuni domestici.

Una parte importante dell’informativa riguarda poi i rischi collegati all’uso prolungato di pc, monitor, tastiere e smartphone. Il documento suggerisce di richiamare l’attenzione su problemi che possono riguardare la vista, la colonna vertebrale, la postura e il sovraccarico mentale. Tra i fenomeni da non sottovalutare compare anche il cosiddetto tecnostress, spesso associato alla sindrome dell’always on, cioè alla sensazione di dover essere sempre connessi e reperibili. In questo quadro viene ribadita l’importanza del diritto alla disconnessione, considerato uno degli elementi chiave per proteggere il benessere psicofisico del lavoratore.

La Fondazione suggerisce inoltre di inserire nell’informativa anche una sezione con raccomandazioni operative sull’uso corretto di computer portatili, tastiere e telefoni cellulari. Tra le indicazioni utili rientrano anche quelle per limitare, per quanto possibile, l’esposizione a campi elettromagnetici e per adottare comportamenti prudenti durante eventuali spostamenti. Non manca nemmeno un richiamo alla sicurezza alla guida, aspetto tutt’altro che marginale quando l’attività lavorativa comporta trasferimenti o utilizzo di dispositivi mobili in movimento.

La parte finale del modello affronta infine i rischi legati alla cosiddetta piccola attrezzatura da ufficio, come forbici, tagliacarte e pinzatrici, strumenti apparentemente banali ma comunque potenzialmente fonte di piccoli infortuni. A chiudere il documento è previsto uno spazio riservato alla firma del lavoratore e a quella del Rls, così da attestare formalmente l’avvenuta consegna e presa visione dell’informativa.

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