WhatsApp aziendale: quando una chat è illecita

L’ex dipendente di una nota multinazionale ha promosso un procedimento con domanda di risarcimento del danno nei confronti del datore di lavoro, imputandogli l’uso del numero personale di cellulare nella chat aziendale. L’azienda si è difesa affermando che, per necessità contingenti di natura organizzativa e in attesa di fornire alla dipendente un cellulare aziendale, ha avuto necessità di inserire il numero privato all’interno della chat aziendale di Whatsapp. Sul ricorso della lavoratrice si è pronunciata l’AEPD che ha accertato la violazione dell’art. 6.1 del RGPD e ha riconosciuto in favore della lavoratrice il diritto al risarcimento di euro 42.000,00. In prima istanza, la richiesta prevedeva un risarcimento di 70.000 euro, successivamente ridotto grazie al concorso di due componenti favorevoli: il datore di lavoro ha riconosciuto la responsabilità e ha accettato di pagare la sanzione spontaneamente e senza ritardo. L’azienda, peraltro, ancor prima ancora della decisione dell’autorità spagnola, aveva previsto il divieto assoluto di utilizzare chat aziendali senza telefono ICON aziendale. In questo modo escludendo ogni ulteriore rischio di sanzioni. La situazione in Italia presente rischi e problematiche non dissimili. Gli obblighi del datore di lavoro in Italia Il datore di lavoro che utilizza chat WhatsApp aziendali deve adottare misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato che comprendono la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali, la capacità di assicurare la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei sistemi oltre a procedure per testare regolarmente l'efficacia delle misure di sicurezza. La distinzione tra chat aziendali e private Per qualificare una chat WhatsApp come "aziendale" deve essere previsto l’accesso del datore di lavoro, del legale rappresentante dell'azienda o di un suo delegato, e che i lavoratori siano preventivamente avvertiti della valenza aziendale della comunicazione e dell'esistenza di eventuali controlli. Deve essere considerata aziendale anche la chat WhatsApp creata per finalità lavorative e utilizzata per coordinare l'attività di collaboratori, anche se organizzata dal lavoratore stesso e vengano utilizzati dispositivi e utenze personali. La “chat privata” comprende invece le comunicazioni personali effettuate su dispositivi, piattaforme o account di proprietà del lavoratore, per scopi personali e relazioni private. Si caratterizza per la proprietà individuale dei mezzi e il controllo diretto sui dati, con finalità esclusivamente personali ed estranee all'attività lavorativa . Quali raccomandazioni operative? Per aprire una chat aziendale il datore di lavoro deve essere informato e deve richiedere ed ottenere il consenso di tutti i partecipanti. Le aziende che intendono utilizzare chat WhatsApp dovrebbero adottare le seguenti ulteriori misure: specificare le finalità e limitare l'uso solo agli scopi previsti. Fornire ai lavoratori un'informativa completa e trasparente sull'utilizzo delle chat, sui dati trattati e sui diritti degli interessati. Implementare programmi di formazione specifica sulla privacy e sulla corretta gestione dei dati personali nelle comunicazioni aziendali. Adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati, inclusa la cifratura delle comunicazioni e l'accesso controllato. Mantenere un registro aggiornato delle attività di trattamento che includa le chat aziendali. In alcuni casi, valutare la necessità di stipulare accordi con le rappresentanze sindacali quando le chat possano comportare forme di controllo a distanza sui lavoratori. Definire regolamenti interni sull'uso delle tecnologie aziendali e delle applicazioni di messaggistica. Le sanzioni e le responsabilità La violazione di queste misure può comportare sanzioni amministrative pecuniarie particolarmente severe per le violazioni del GDPR, di importo anche significativo in caso di trattamento illecito di dati personali. Possono essere previste anche sanzioni penali quando il trattamento illecito abbia come scopo quello di trarre per sé o per altri un profitto ovvero di arrecare danno all'interessato, con la pena della reclusione da uno a tre anni. L'evoluzione tecnologica e l'ampio utilizzo delle applicazioni di messaggistica istantanea nel contesto lavorativo rappresentano quindi un tema attuale e critico perché la legge richiede un approccio equilibrato tra le esigenze organizzative delle aziende e i diritti fondamentali dei lavoratori, in particolare il diritto alla privacy e alla segretezza delle comunicazioni private. Il caso della sanzione adottata in Spagna ha riaperto un nuovo dibattito anche in Italia. Le chat aziendali sono molto diffuse e i rischi quasi ignorati, sui quali è invece necessario fare molta attenzione.

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Giovanni Reho