Pmi, la sfida della trasformazione digitale: tra obblighi normativi e opportunità

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Secondo il Digital economy and society index 2021, le aziende italiane sono solo ventesime per quanto riguarda la digitalizzazione. A loro è dedicato il 27% del Pnrr presentato dal governo Draghi. Al di là della normativa, è un’opportunità per le imprese di rendere i processi di lavoro più efficienti e governabili, oltre che per ridurre i rischi

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La trasformazione digitale rappresenta un’enorme opportunità per le aziende di ogni settore e dimensione, ma per le Pmi è una necessità per rimanere competitive in un mercato in continua evoluzione, sempre più dinamico e orientato al digitale. Inoltre, la trasformazione digitale è un processo fondamentale per garantire alle Pmi il rispetto della sempre più stringente normativa. Eppure, nonostante i vantaggi, i numeri parlano chiaro: nella scala europea della digitalizzazione le Pmi italiane si piazzano solo al ventesimo posto (Digital economy and society index 2021). Per invertire la rotta e scalare la classifica, il Pnrr presentato dal governo Draghi ha destinato una quota importante al rafforzamento del tasso di digitalizzazione nazionale: il 27% di 222 miliardi totali.

Obblighi normativi: una risorsa da sfruttare

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Al di là dell’obbligo normativo a cui adeguarsi, è palese l’opportunità per le imprese di rendere i processi di lavoro più efficienti e governabili, anche in ottica di mitigazione dei rischi, di diminuzione dei costi e incremento dei ricavi. Anche le recenti linee guida AgID 2022 sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici appaiono come un’opportunità per le imprese di spingere sulla trasformazione digitale. Ripensare i processi collaborativi, adottare soluzioni innovative per governare i processi di acquisto, snellire i processi di vendita, diminuire i rischi sul trattamento dei contenuti sensibili, liberarsi degli archivi cartacei: sono solo alcuni dei vantaggi raccolti dalla digitalizzazione delle Pmi. Più che inseguire la trasformazione digitale, è chiaro che le Imprese devono assecondare la continua evoluzione digitale. Per fare un esempio, la Posta Elettronica Certificata (Pec) è uno strumento obbligatorio e ormai consolidato in azienda. Negli ultimi 4 anni il numero di messaggi Pec è aumentato del 40%, ma senza competenze si rischia di esporre le aziende a rischi operativi e di privacy sempre più elevati. Attenersi all’obbligo di legge non basta più: è urgente per le imprese evolvere i sistemi di gestione delle Pec per mitigare i rischi, mettere in sicurezza l’archivio dei messaggi, integrare i processi di lavorazione e monitorare le attività.

Il lavoro è cambiato, ma le aziende?

Negli ultimi due anni le dinamiche di lavoro in azienda sono profondamente cambiate. La decentralizzazione del lavoro ha portato molti vantaggi alle imprese. Sono diminuiti i costi di gestione degli immobili e quelli di trasferta, e il mercato del lavoro si è spalancato: oggi un’azienda di Lecce può tranquillamente assumere un dipendente che vive a Milano. Ma per “permettersi” il cambiamento, le imprese devono adeguare i processi collaborativi al nuovo paradigma organizzativo. Molte attività vengono ancora svolte con supporti documentali cartacei e le organizzazioni collaborano attraverso lo scambio di email, che rendono i processi inefficienti e ingovernabili. Molte aziende hanno adottato piattaforme di comunicazione remota come Teams o Zoom, ma non è sufficiente.

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DocFlow Italia del gruppo Techedge, leader da oltre vent’anni nella digitalizzazione dei processi collaborativi e nell’orchestrazione dei flussi documentali di grandi aziende, è stata subito capace di cogliere il nuovo contesto. Oggi, con l’offerta Flowee, propone alle aziende una suite di soluzioni semplici, integrate e pronte all’uso. Il perfetto esempio di come partire dalla copertura normativa per raggiungere obiettivi più ambiziosi e di valore. Ad esempio, la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, dalla ricezione alla conservazione; l’organizzazione delle attività con flussi di lavoro specializzati, per indirizzare le attività di redazione, approvazione, condivisione, firma digitale e archiviazione sicura. E ancora la gestione della corrispondenza Pec e il supporto di workspace collaborativi, per orchestrare processi in ambito acquisti, risorse umane e compliance. Il tutto con un’esperienza d’uso semplice, intuitiva e di facile adozione.

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