Nelle aziende che funzionano, staccare la spina fa parte del work flow. La capacità e la possibilità di disconnettersi durante le ferie è una questione di design organizzativo che va ben oltre la semplice disciplina personale. Mudra, advisory italiana specializzata in organizzazione aziendale, individua sette leve strategiche, supportate dall’intelligenza artificiale, per costruire un'azienda capace di rallentare senza perdere continuità operativa
Ogni anno, con l'arrivo dell'estate, in molte aziende italiane si ripete lo stesso copione. Iniziano le ferie, i dipendenti attivano il messaggio di out of office e partono per le vacanze. Puntualmente, però, continuano a controllare email e notifiche aziendali. Il problema viene subito imputato a una mancanza di autodisciplina, ma la responsabilità è delle organizzazioni che non progettano la propria capacità di rallentare. Le ferie arrivano, ma i flussi di lavoro restano invariati: le scadenze si accumulano a ridosso di luglio e agosto, le consegne tra colleghi avvengono all'ultimo momento, i processi non sono correttamente documentati e condivisi. Il risultato è che chi è in vacanza non riesce a staccare, chi resta in ufficio è sovraccarico e l'azienda nel suo insieme perde efficienza proprio nei momenti in cui dovrebbe ricaricarsi.
L’AI può aiutare
“In questo scenario, la tecnologia e l'intelligenza artificiale possono fare la differenza, ma solo se l'organizzazione le usa per proteggere il tempo di recupero, non per estendere la reperibilità come spesso accade: è a tutti gli effetti una scelta organizzativa”, spiega Carlotta Silvestrini, fondatrice e Co-CEO di Mudra, l'advisory company italiana specializzata nella valorizzazione degli asset intangibili. È da questa consapevolezza che nascono le sette indicazioni di Mudra per ripensare la pausa estiva non come un'interruzione da gestire, ma come una competenza da costruire tutto l'anno.
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Le sette strategie per staccare davvero la spina
- Gestire il passaggio di consegne: in molti casi avviene in fretta, all’ultimo minuto ed è ridotto a una semplice lista di cose da fare. Di conseguenza, il collega che resta non ha il quadro completo e chi parte sa che probabilmente verrà contattato. In questo caso l’AI offre un aiuto perché è in grado di analizzare i ticket aperti, mappare le scadenze imminenti e restituire una fotografia chiara dello stato di avanzamento dei progetti del dipendente in partenza.
- I dipendenti hanno FOMO: temono di perdere informazioni critiche e di trovare al rientro un arretrato impossibile da smaltire. Strumenti AI applicati alla gestione delle comunicazioni interne sono però in grado di monitorare, durante l'assenza del dipendente, i canali aziendali, i thread email e le riunioni registrate, restituendo al rientro una sintesi strutturata di ciò che è accaduto.
- “Non siamo chirurghi d’urgenza”: la reperibilità forzata è spesso il risultato di un calendario aziendale che concentra lanci di prodotto, migrazioni di sistemi e scadenze critiche a ridosso delle vacanze. Un periodo di freeze nelle settimane centrali di agosto, sospendendo scadenze cruciali, permette di azzerare le emergenze feriali, tutelare il riposo del team e distribuire in modo più equilibrato i carichi di lavoro.
- Capitale informativo va condiviso: se un collega viene cercato durante le ferie, in molti casi il motivo è che un'informazione di cui si ha bisogno non è reperibile altrove, perché non è mai stata scritta o archiviata in una posizione accessibile a tutti. Le organizzazioni che vogliono rendere la disconnessione praticabile devono adottare una cultura asincrona, in cui ogni processo, ogni decisione e ogni stato di avanzamento dei progetti sia documentato su piattaforme condivise e accessibili.
- Formalizzare l’esistenza di un collega-compagno: quella del buddy system è una strategia organizzativa che prevede che ogni dipendente abbia un sostituto ufficiale in grado di presidiare le attività durante l'assenza. Nella realtà di molte aziende questa figura non esiste formalmente e la sostituzione viene gestita caso per caso.
- Anche i capi devono disconnettersi davvero: se il boss manda mail e approva decisioni da sotto l'ombrellone, il messaggio implicito che manda è "Senza di me non sei in grado di svolgere il lavoro e tutto si bloccherà". Al contrario, quando capi, manager e senior si assentano davvero, le risorse più junior si trovano a gestire situazioni nuove, prendere decisioni e assumersi responsabilità. In quei momenti le competenze emergono e si sviluppano davvero.
- La risposta automatica dell’“out of office”: il classico messaggio di risposta automatica si limita spesso a scaricare il problema sul cliente, che resta in attesa, o sul collega di riferimento, che si ritrova a gestire richieste che non gli competono. Se integrato con l'intelligenza artificiale, l'out of office può diventare una risorsa strategica: il risponditore può evadere direttamente i quesiti più frequenti e indirizzare l'utente verso contenuti e canali self-service, come pagine dedicate o risorse scaricabili presenti sul sito aziendale.
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